「伝票を印刷した後の『控え』、どう管理していますか？」

分厚いバインダーに綴じ、棚に並べ、数ヶ月後に必要な一枚を探してひっくり返す……。そんなアナログな管理から卒業する時が来ました。

当サービスで生成した伝票は、紙に刷るだけでなく高品質なPDFファイルとして保存が可能です。今回は、そのPDFを活用したスマートな事務のヒントをご紹介します。

「メール添付」で郵送コストと時間をゼロに

生成したPDFは、そのままメールに添付して取引先に送付できます。 「印刷→封筒に入れる→切手を貼る→投函する」という一連の作業が、クリック一つで完了します。郵送代の削減はもちろん、相手に届くまでのタイムラグもゼロになります。

「クラウド管理」でどこでも検索可能に

GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージに保存すれば、そこがあなた専用のデジタル書庫になります。

  • 検索性がアップ： ファイル名を「日付_取引先名_金額」にしておけば、一瞬で過去の伝票が見つかります。
  • 場所を選ばない： 外出先や自宅からでも、スマホ一つで過去の控えを確認できます。

「0.1mmの精度」はデジタルでも生きる

当サービスが誇る高精度なSVGベースのPDFは、拡大しても文字や罫線がぼやけません。タブレットで拡大表示しても美しく、視認性は抜群です。

控えの管理をスマートにするヒント

「原本は紙で、控えはPDFで」というハイブリッドな運用から始めてみるのはいかがでしょうか。 紙の在庫を減らし、デスク周りをスッキリさせる。そんな「余裕のある事務作業」を、PDF保存機能がサポートします。